Заполнение документов планирования

Принципы заполнения документов планирования одинаковы для всех типов планов. Можно заполнить план по формулам, по источникам, вручную или загрузить данные из внешнего файла.

Документ плана разделен на вкладки: Основное, Товары, Полуфабрикаты (только для плана производства), Оплата (только для планов продаж и закупок С указанием плана оплат в Виде плана).

На вкладке Основное надо выбрать: сценарий, вид плана, период. Если задана детализация, то в плане нужно указать для каких складов / подразделений / клиентов и т.п. действует план.

Если задано отражение в бюджетировании, то указать по какой статье будет отражение.

В зависимости от указанной в виде плана детализации, планируемый объем товаров может быть зафиксирован для конкретного подразделения (склада, партнера, соглашения), для нескольких складов (партнеров, соглашений), в целом по предприятию без детализации и т.п. (см. «Детализация»). Различные варианты планирования в зависимости от вида плана (с детализацией/без детализации) представлены на схеме:

Планы фиксируются на определенный период с заданной периодичностью. Период, на который формируется план, задается в самом документе, а периодичность плана – в сценарии планирования (см. «Основные настройки»). На скриншоте выше план закупок с 1 января по 29 февраля, периодичность планирования – месяц. При таких настройках в табличной части документа на вкладке Товары появится две колонки (для января и февраля):

На вкладке Товары в каждой колонке можно указать планируемое количество; все они будут автоматически просуммированы, а сумма будет отражена в обобщенной графе Количество. Если в плане указываются Цены, то Стоимость тоже рассчитается автоматически.

Для документов планирования предусмотрено два варианта отображения периода (кнопка Еще – Периоды):

■ Периоды в колонках – стоит по умолчанию, по каждой номенклатурной позиции (товарной категории) указываются планируемые количество и сумма в колонках с указанием периода.

■ Периоды в строках - в табличной части необходимо дублировать позиции номенклатуры (товарной категории) и в каждой строке указывать планируемое количество и сумму на дату начала периода.

В режиме Периоды в строках имеется дополнительная возможность установить для каждой строки плана точную дату. Дату отгрузки для плана продаж, Дату поступления для плана закупки, Дату выпуска и Дату запуска для плана производства, Дату сборки / разборки для планов сборки (разборки).

При проведении планов срабатывает контроль полностью пустых строк. Для удаления пустых строк предусмотрена кнопка Еще – Удалить пустые строки на форме документа планирования.

При заполнении по формуле можно зафиксировать разницу между расчетным количеством номенклатурной позиции и отредактированным вручную (поле Отклонение от формулы – разница рассчитывается автоматически).

Если отсутствует необходимость в планировании номенклатурных позиций, то можно отменить значения в строках табличной части документа планирования (устанавливается реквизит Отменено в табличной части документа планирования). Также отменить выделенные строки документа можно с помощью кнопки Отменить строки плана/Снять пометку. Количество отмененной номенклатурной позиции выделяется прозрачным цветом.

Можно добавить комментарий для каждой строки номенклатурной позиции (поле Комментарий) – например, указать причину, по которой номенклатурная позиция отменена или изменена. Комментарий вводится в произвольной форме.

План может быть заполнен вручную или автоматически. Возможны два варианта автоматического заполнения плана: по формуле или по источникам. Вариант заполнения выбирается и настраивается в виде плана.

Документ может быть заполнен по внешними данными, рассчитанными в таблицах Excel.

Вариант заполнения По формуле выбирается и настраивается в Виде плана (см. «Настройки заполнения плана»).

Формирование плана происходит в два этапа независимо друг от друга:

■ заполнение состава номенклатурных позиций;

■ расчет и заполнение количества номенклатурных позиций по формуле.

На форме Заполнение плана настраивается: как будет заполнен состав номенклатурных позиций, по какой формуле будет заполнено количество, за какой период будут взяты данные для расчета.

Количество номенклатурных позиций можно заполнить вручную или по формуле (Заполнять количество по формуле в форме Заполнение плана).

Для создания новой формулы или ее редактирования также можно перейти:

■ по гиперссылке Задать формулу на закладке Товары (реквизит Формула в нижней части формы документа планирования). Гиперссылка показывается на форме документа планирования при выборе колонки с количеством;

■ гиперссылке на ранее введенную формулу на закладке Товары (реквизит Формула в нижней части формы документа планирования).

Для расчета количества номенклатурных позиций есть следующие возможности (в форме Редактирование формулы):

■ использование в формуле операндов (можно расширить при внедрении);

■ составление произвольных формул при помощи инструментов, доступных в конструкторе формул Операторы и функции;

■ поддержка встроенного языка в формулах расчета.

Можно задать формулу для каждой строки документа планирования.

При варианте заполнения «по формуле» в список товаров попадает любая номенклатурная позиция, которая есть в данных каждого операнда формулы, по которой рассчитывается количество. Например, если указана формула Свободный остаток * 15 %, то в список документа планирования попадет вся номенклатура, которая есть в остатках, а расчет количества будет выполнен по указанной формуле.

Для пересчета количества товаров внутри документа планирования можно использовать функции (раздел Операторы и функции – Функции):

■ Значение колонки (<Порядковый номер колонки>);

■ Номер текущей колонки.

Использование данных функций позволяет создать новую формулу: [ЗначениеКолонки(НомерТекущейКолонки() - 1)] – такая функция будет возвращать значение предыдущей колонки. Можно использовать при «скользящем» планировании, поскольку это позволяет реализовать горизонтальные пересчеты значений ячеек (периодов).

Пример

Последние введенные формулы запоминаются, и их можно использовать для заполнения других планов (раздел Операторы и функции – Последние используемые формулы в форме Редактирование формулы).

Для расчета количества номенклатуры используются фактические данные информационной базы в соответствии с установленным периодом Использовать накопленные данные из базы за (например, предыдущий период, аналогичный период предыдущего года, период, смещенный на…).

Если в сценарии плана предусмотрено указание суммовых показателей, то при простом варианте заполнения необходимо заполнить тот вид цены, в соответствии с которым будут заполняться суммовые показатели в документе планирования. Для установки вида цен, в соответствии с которым будут заполняться цены на товары, предусмотрена кнопка Изменить цены.

После заполнения есть возможность откорректировать данные в плане – например, задать произвольную формулу для расчета выделенных позиций, изменить количество на процент и округлить его. Для этих целей предусмотрены соответствующие инструменты, вызываемые по кнопке Изменить количество в форме документа планирования:

■ Задать произвольную формулу – позволяет задать формулу, используя операторы и функции;

■ Округлить количество – точность округления может быть от  0,001 до 1000;

■ Изменить на процент – открывается форма, где задается процент, на который требуется изменить количество номенклатуры.

Вариант по источникам позволяет заполнить состав и количество планируемой номенклатуры.

Список полей, выбираемых различными источниками данных планирования, должен совпадать с полями, которые загружаются в табличную часть документа планирования.

Список полей, которые можно загрузить в табличную часть документа планирования:

■ Период – если поле присутствует в выборке данных источника, то его значение должно попадать в интервал планирования. Если поле не выбирается в источнике, то количество будет равномерно распределено между периодами планирования для периода в колонках;

■ Номенклатура – поле должно всегда присутствовать в выборке источника данных планирования;

■ Характеристика – используется, если включена соответствующая функциональная опция;

■ Склад – если в виде плана установлена детализация Объединенный план по складам;

■ Клиент – если в виде плана установлена детализация Объединенный план по клиентам;

■ Соглашение – если в виде плана установлена детализация Объединенный план по соглашениям;

■ Количество – поле должно всегда присутствовать в выборе источника данных планирования;

■ Цена – если в сценарии планирования установлена настройка Планирование продаж по количеству и сумме;

■ Сумма – если в сценарии планирования установлена настройка Планирование продаж по количеству и сумме.

Настройка правила, по которому будет выполняться заполнение плана, производится в форме Заполнение плана, вызываемой по кнопке Заполнить товары – Настроить правило и заполнить в форме документа планирования.

Поддерживается два режима настройки правил:

■ Использовать упрощенные возможности. Можно:

○ добавить один источник заполнения количества, в соответствии с которым будет обновлен или дополнен состав плана (поле Источник заполнения количества);

○ произвести отбор данных по указанному источнику.

■ Использовать полные возможности. Можно:

○ добавить/указать несколько источников заполнения количества, в соответствии с которыми будет обновлен или дополнен состав плана (кнопка Добавить новый источник);

○ сгруппировать заданные источники заполнения количества и установить для них правила совместного применения (кнопка Сгруппировать источники);

○ установить результирующие отборы после всех преобразований источников заполнения количества (раздел Отборы). Согласно отборам данные будут отбираться в планы, которые будут составлены в соответствии со сценарием и видом каждого конкретного плана.

Для объединения источников в группы необходимо выполнить следующие действия (в форме Заполнение плана):

■ в списке источников отметить те источники, которые нужно объединить в группу;

■ нажать кнопку Сгруппировать источники.

В результате будет создана новая группа. Для группы по умолчанию будет определено правило Сложение. Можно установить другой порядок взаимодействия источников: Максимум, Среднее или Минимум. Например, при составлении плана продаж необходимо выбрать максимальный объем продаж за месяц в течение первого квартала (январь, февраль, март). В этом случае в список источников добавляются три одинаковых источника данных – объем продаж за месяц (Продажи). Для каждого из источников указывается разный период отбора данных. Эти источники группируются, и для них указывается правило Максимум.

При определении правил совместного действия можно создавать любое количество групп источников и затем для каждой из групп определять правило совместного использования. Например, можно определить максимальный объем продаж за месяц в течение квартала, среднее количество заказываемых товаров в течение квартала и выбрать максимальное значение из этих двух показателей.

Полученные в результате расчета показатели планирования можно увеличить или уменьшить на определенный процент. Для этих целей предусмотрен инструмент в разделе Правило расчета количества формы Заполнение плана:

■ если требуется увеличить показатели планирования, то необходимо задать положительное значение показателя в поле Изменить результат на (%);

■ если требуется уменьшить показатели планирования, то необходимо задать отрицательное значение показателя в поле Изменить результат на (%).

Для округления данных планирования до целого числа необходимо установить в поле округлить для периода до значение «1». Точность округления может быть выбрана любая.

Для уточнения данных по источникам планирования предусмотрены различные отборы.

Отборы по источникам данных планирования представлены на схеме.

Рассмотрим пример. Имеется необходимость спрогнозировать продажи со склада «Торговый зал» на период «Февраль 2017» на основе заказов клиентов с количеством товаров > 100, часть которых можно обеспечить остатками, и при этом запланировать разницу между этими остатками и заказами.

Реализуем заполнение плана продаж согласно представленной ниже схеме.

Отборы в источниках данных планирования

Для формирования плана продаж будем использовать источники данных планирования Заказы клиентов и Свободные остатки.

Планируется спрогнозировать продажи по конкретному складу, поэтому отбираем данные по заказам клиентов и свободным остаткам по складу «Торговый зал». Для уточнения данных непосредственно по источникам планирования отборы устанавливаются на закладке Отбор в форме Настройки источника данных планирования, доступной по кнопке Редактировать.

Затем нужно убедиться, что отбор включен в пользовательские настройки:

Отбор не сработает, если не включен в пользовательские настройки.

Отборы в правиле заполнения по источникам данных планирования

В правиле заполнения плана продаж указываются источники заполнения количества: Заказы клиентов и Свободные остатки. Для указанных источников ранее установлен отбор по складу.

Согласно примеру требуется отобрать данные по заказам клиентов с количеством (к отгрузке) больше 100 ед., часть которых можно будет обеспечить свободными остатками, которые имеются на складе в количестве 410 ед.

В правиле заполнения уточняем данные по выбранным источникам планирования (форма Заполнение плана, раздел Правило заполнения, кнопка ). При этом отборы, заданные непосредственно в источнике данных планирования, сохраняются.

В правиле заполнения для источника Заказы клиентов устанавливается отбор по полю Количество (к отгрузке) в значении больше 100 с увеличением данных по заказам клиентов на 10 % (поле Изменить результат на (%»)).

Для источника Свободные остатки устанавливается отбор по полю Количество (свободный остаток) в значении, равном 410.

Выбранные источники заполнения количества объединяем в группу и устанавливаем для них правило совместного применения Сложение. Для заказов клиентов должен быть установлен знак «-», а для свободных остатков – знак «+». Это означает, что при составлении плана из свободных остатков будут вычтены данные о заказах клиентов.

Результирующие отборы в правиле заполнения по источникам данных планирования

Для сгруппированных источников планирования можно дополнительно установить результирующие отборы (форма Заполнение плана, раздел Отборы). Например, отобрать данные по заказам клиентов и свободные остатки по конкретной номенклатуре «Кондиционер FIRMSTAR 12М» (форма Заполнение плана, раздел Отборы, поле Номенклатура).

В соответствии с настроенным правилом и заданными отборами документ План продаж будет заполнен номенклатурой «Кондиционер FIRMSTAR 12М» в количестве, равном 289 ед. товара.

В подсистеме планирования предусмотрены дополнительные возможности автоматического заполнения табличной части планов вне зависимости от варианта заполнения плана:

■ с помощью загрузки данных из внешнего файла произвольного формата – по кнопке  Загрузить из внешнего файла. Использование загрузки данных из внешнего файла позволяет добавить в обработку номенклатуру, характеристику, упаковку, дату отгрузки из внешнего файла (Excel, Word);

■ с помощью кнопки Excel – Загрузить из Excel. По этой кнопке обеспечиваются:

○ выгрузка предзаполненного плана;

○ загрузка с распознаванием номенклатуры.

Предварительно необходимо прикрепить к документу файл любого формата (сформированный в другой информационной системе) и использовать загрузку данных из файлов в формате электронной таблицы (*.xls, *.mxl и т. д.). Если в документ MS Excel были добавлены новые строки номенклатуры, то они будут распознаны автоматически. Для несопоставленных значений необходимо указать соответствующие элементы вручную. Соответствующие данные регистрируются в нормативно-справочной информации.

Загрузка из внешнего источника позволяет заполнить список товаров и другие реквизиты из любого табличного документа, вставив данные с помощью буфера обмена. Можно выгрузить сформированный предзаполненный план в документ MS Excel через присоединенный файл (кнопка Выгрузить в Excel), при необходимости изменить данные и загрузить в табличную часть документа планирования.

Предусмотрена возможность использования любых внешних обработок с целью заполнения документов планирования.

Использование внешних обработок обеспечивает:

■ произвольный алгоритм заполнения и расчета количества номенклатурных позиций;

■ произвольные формы для ввода внесистемных данных.

Правила создания и подключения к конфигурации дополнительных внешних обработок определяют стандартные механизмы БСП (Библиотека стандартных подсистем).

При планировании закупок и продаж есть возможность заполнить информацию о планируемых этапах графика оплаты.

Указание плана оплат по графику в документе планирования продаж и закупок определяется настройками:

■ в сценарии планирования включены планирование продаж/закупок по количеству и сумме;

■ в виде плана установлена детализация – С указанием плана оплат.

При этом в документах планирования продаж и закупок появляется дополнительная закладка Оплата, на которой необходимо заполнить информацию о графике оплаты и планируемых этапах оплаты:

Если указан график оплаты (поле График оплаты), то заполнение плана оплат выполняется по правилам, указанным в этом графике.

Предусмотрены следующие варианты заполнения графика оплаты:

■ если план продаж (закупок) создается для конкретного клиента (поставщика) с указанием соглашения, то информация о графике оплаты автоматически заполняется из соглашения с клиентом (поставщиком). Заполнение табличной части документа в соответствии с графиком оплат осуществляется по команде Заполнить этапы графика оплаты. По результатам выполнения этой команды заполняется информация о суммах и датах оплаты по каждому этапу;

■ если план продаж (закупок) оформляется без детализации по клиентам/соглашениям, то информация о графике оплат заполняется вручную. Заполнение этапов графика оплаты также производится по команде Заполнить этапы графика оплаты.

Если планирование выполняется в рамках соглашения и в этом соглашении установлено ведение по договорам, то в договорах можно установить контроль задолженности.

После фактической оплаты клиентом (поставщикам) можно проверить, как соблюдается график оплат по запланированным продажам (поставкам товаров).

Для анализа исполнения плана продаж и закупок по оплате предусмотрены соответствующие отчеты (Бюджетирование и планирование – Отчеты по бюджетированию и планированию – Планирование запасов):

■ Исполнение плана продаж по подразделениям (вариант отчета Исполнение плана оплат и отгрузок по клиентам);

■ Исполнение плана закупок по подразделениям (вариант отчета Исполнение плана оплат и отгрузок по поставщикам).